Le mail est le moyen de communication par excellence dans le monde professionnel. Ainsi, pour échanger des informations, envoyer des comptes rendus ou plannings, les professionnels ont recours à ce moyen. Mais il arrive des fois que votre interlocuteur ne réponde pas spontanément à votre mail. Dans ce cas, une relance s’avère nécessaire. Cependant, il faut soigner le mail de relance afin que le destinataire soit convaincu et y réponde promptement. À cet effet, zoom sur les meilleurs mails de relance professionnelle.
Mail ouvert sans réponse en retour
Une telle situation n’est pas signe d’ignorance ou de mauvaise rédaction. Mais au contraire, un mail qui a été envoyé, reçu par le destinataire, ouvert et non répondu est peut-être adressé à la mauvaise personne. Ou bien encore, le mail a été envoyé à une entreprise et une personne autre que votre interlocuteur l’a ouvert. Dans une telle situation, le meilleur moyen d’atteindre votre interlocuteur est de composer un mail de relance.
Dans cette relance, vous devez mentionner certaines choses. Parmi elles, il y a d’abord le contexte de discussion. Ce dernier rappelle l’objectif même du mail. Il aura ainsi souvenance des circonstances et vous répondra. Ensuite, proposez une rencontre privée pour aller droit au but, et évitez d’ennuyer le destinataire. S’il n’a pas répondu, c’est peut-être qu’il était très occupé par autre chose, et n’a pas pris le temps de lire le mail jusqu’au bout. Cette fois-ci, allez droit au but et soyez précis dans votre relance. Tout en demandant un rendez-vous, précisez enfin celui à qui le mail s’adresse. Dans votre relance, en plus d’être précis, soyez concis et direct pour toucher votre interlocuteur.
Relance lorsque vous êtes recommandé par un employé
Il s’agit ici de relancer la personne cible, après avoir envoyé un premier mail sans retour. Dans une telle situation, vous devez préparer une relance, tout en tenant compte de certains détails.
Le nom de l’employé qui vous a recommandé doit nécessairement figurer dans le mail de relance. C’est une marque d’honnêteté, de crédibilité et surtout d’ouverture. Cette information vous donnera davantage de points, et fera que votre destinataire vous répondra spontanément. Une fois la connexion établie, présentez vos atouts et compétences, en tenant compte des recommandations de votre source dans la société. Terminez enfin votre mail de relance, en proposant un entretien privé. Ceci montrera votre professionnalisme, disponibilité et surtout votre considération à l’égard de votre destinataire.
Relance après une réponse de rappel
Lorsqu’après avoir échangé avec un gérant d’entreprise, il vous demande de le rappeler, votre mail de rappel doit être convaincant. C’est certainement parce qu’il reconnait votre potentiel qu’il demande un rappel. Pour cette raison, dans votre mail de relance, rappelez-lui les circonstances et détails de vos échanges. Ce petit récapitulatif lui permettra de se rappeler immédiatement de vous et du sujet en instance. Sans tarder, rendez-vous disponible pour lui donner davantage d’informations sur votre offre. Et enfin, faites la proposition d’une rencontre physique pour relancer la discussion et cette fois-ci, pour aller à terme.
